Giljae Joo (주길재)

효율적으로 일하는 방법

 
  • 2021년 12월 31일

일을 하다보면, 공식적으로 Jira에 관리되어 진행하는 Task와 Jira에서 관리하기 애매한 자잘한 Task들이 존재한다. 거기다가 회의 일정등 여러가지 것들을 복합적으로 관리해야 하는 상황에 부딪히게 된다.

오래전부터 나는 GTD(Getting Things Done)를 사용하여 Task를 구성하고 관리하고 있다.

쉽게 말하면 GTD 방법은 추적하고 있는 모든 것(진행중, 대기, 준비등)을 머릿속에서 제거하고 어딘가에 적어 두도록 구성하는 것이다. 어떤 일을 끝냈을 때, 다음에 해야 할 일을 기억하는데 에너지를 쏟을 필요가 없는 것이다.

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Email

사용 툴 : Outlook

대부분의 사람과 마찬가지로 내 작업의 대부분은 이메일을 통해 이루어진다. 다른점은 Inbox내에 처리하지 않은 작업만 남아 있을 뿐이다.

가능하면 Inbox(받은 편지함)내에 메일이 0이 되도록 노력중이다. 메일이 올 때마다 메일을 읽고 즉시 처리할 작업을 결정한다는 의미다. 새로운 메일을 받게되면 분류하거나 처리하는 작업을 절대 미루지 않는다.

  • Action
    • 조치를 취해야 하는 모든 이메일이 표시된다. 기한이 있는 작업이라면 캘린더나 Task 관리툴에 등록한다.
  • Waiting For
    • 다른 사람의 작업 완료를 기다리는 메일에 지정한다.
    • 내가 누군가에게 메일을 보냈고, 받은 사람이 처리하기를 기다린다는 것을 기억할 필요가 없다.
    • 이 메일에 대한 응답을 받으면 레이블을 제거한다.
  • Reference
    • 나중에 다시 봐야할 수 있는 정보는 관련 폴더에 저장한다.
    • 메일내 폴더 혹은 원드라이브에 폴더를 지정하여 관리중이다.
  • Archive
    • 작업이 완료된 이메일은 날짜별로 메일내에 폴더를 만들어 관리한다.
      • 2021/12, 2022/01, 2022/02 …

적용해보기

  1. Label 설정 : Action, Waiting For, Reference
  2. 받은 편지함을 정리하여 0(Zero)으로 만들기
    1. 메일을 확인하기 위한 시간을 확보
    2. 메일에 라벨을 지정
    3. 작업이 완료된 받은 편지함의 모든 메일을 보관
  3. 받은 편지함 관리
    1. 받은 편지함의 메일을 검토
    2. 각 메일을 읽고 무엇을 할 것인지 결정
      1. 즉시 답장을 보낸다.
      2. Action 폴더로 이동
      3. 나중에 참조해야 할 경우 Reference 폴더로 이동
      4. 필요 없는 메일일 경우에는 삭제
    3. 메일 답장 후 응답을 받아야 하는 경우 나중에 처리 할 수 있도록 “Waing For” 라벨 지정
  4. 많은 양의 메일로부터 해방되기

메모

사용 툴: Google Keep, Notion

내가 사용하는 메모툴은 다양하지만, 주로 이용하는 툴은 Notion과 Google Keep이다. 특히 Google Keep의 경우 스마트폰을 사용하여 메모를 작성하거나, 사진을 찍어 메모에 추가하고, 알림으로 활용한다.

특히, Google Keep의 경우 시간외에 장소에 대한 알림을 제공하기에 매우 유용하다. 그리고 Google Calendar와 연동되기에 캘린더에서 모두 확인할 수 있는 장점이 있다.

  • 필기 하기
  • 작업 관리
    • 메일로 관리되지 않는 작업은 Google Task나 Google Keep을 통해 관리한다.
  • 반복 작업에 대한 체크 리스트
    • 반복적인 작업들은 Task를 설정하여 놓치지 않도록 관리한다.
  • Reference
    • 필요할 때 참조할 수 있는 항목에 대해 관리한다.
    • Google Keep에 “Reference”라는 태그로 지정하고 관리한다.

메모를 정리하기 위해 라벨을 사용한다. 모든 메모에는 여러 개의 라벨이 있을 수 있다. 그 이유는 메모를 찾기 유용하기 때문이다.

  • @Action
  • @Reference
  • Checklists
  • Agenda
  • Project specific notes

위 라벨로 메모를 관리하고 있다.

적용해보기

  1. Keep에서 라벨을 설정한다.
  2. 라벨 설정 예시
    1. 해야할 작업 - @Action
    2. 회의록등을 작성하기 위한 프로젝트 노트 - Project specific notes
    3. 중요한 미팅을 위한 의제 - Agenda
    4. 아이디어 및 영감 관련 노트 - Incubator
  3. 메모 작성시 라벨 지정
  4. 중요한 메모는 고정
  5. 일반적인 활동에 대해 체크리스트 작성

캘린더

사용 톨: Google Calendar, Outlook Calendar

주로 Google Calendar를 이용하는 편이다. 매일 하루가 끝나면 다음 날 일정을 검토하고 미비된 것이 있는지 확인한다. 아침에 출근시 가장 먼저 확인하는 것이 캘린더이고 모든 일정 15분전에 스마트폰으로 알림을 받도록 설정해두었다.

시간이 정해져 있는 모든 활동과 정보를 추적하기 위해 캘린더를 이용한다. 위에서 언급한 메모도 캘린더에서 확인할 수 있다. 개인 일정 및 업무 일정도 라벨을 지정하여 한 곳에서 볼 수 있도록 설정했다.

  • 그날 해야 할 일을 빠지지 않고 확인할 수 있다.
    • 일회성 알림
      • e.g. 요청한 응답이 왔는지 체크하기
    • 정기적 알림
      • e.g. Weekly 작성하기
  • 미틸
  • 작업을 완료하기 위해 예약된 시간 블록
    • Focus time을 활용한다. 내게 주어진 작업을 완료하기 위해 드물지만 일정이 촉박할 경우 Focus time을 확보해둔다.
  • 휴가 및 휴일
    • 내 휴가외에 팀원들의 휴가도 기록한다.

적용해보기

  1. 한 곳에서 모든 캘린더 보기
    1. 개인 및 업무 캘린더 추가
  2. 각 프로젝트에 대한 캘린더 설정
    1. 각 프로젝트별 고유 색상 지정
  3. 일정 알림 설정
    1. 반복 작업
    2. 미팅등

마치며

GTD 방법을 이용한 관리 방식은 개인차가 있을 것 같다. 나의 경우는 작업들을 효율적으로 관리하기 위한 방법인 GTD를 오래전부터 적용하여 습관화가 되어서 편하고 효율적이라고 느끼지만 그렇지 않을 수 도 있을 것 같다.

어쨌든, 밀려오는 업무를 효율적으로 처리하는 방법은 필요하다고 생각한다.

21년의 마지막 날이다. 22년에는 21년보다 나은 내가 될 수 있기를…

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